退職時の引き継ぎ注意点やマニュアル作成のポイントについて

退職時に引き継ぎマニュアルを作るのは自分のためでもある

引き継ぎマニュアルがなかったりマニュアルが不完全な場合、退職後や異動後でも何かあるたびに後任者から問い合わせをされたりする可能性があります。異動で同じ会社にいる場合は、呼び出されて仕事の処理をするように言われる可能性もあるでしょう。

このようなケースも起こりうるため、仕事の引き継ぎや引き継ぎマニュアルを作る事は、会社や後任者のためだけでなく、自分のためでもあるということを理解しましょう。

引き継ぎを成功させるためには、引き継ぎ計画をたてて、その計画通りスケジュールを進めることも大切です。退職日や異動日ぎりぎりになって慌てないように余裕のある計画を立てましょう。

なお、引き継ぎ時には引き継ぎマニュアルを用意し、マニュアルを見ながら丁寧に引き継ぎを行います。すでに業務のマニュアルがある場合は、情報が古くなっていないか確認して直しておきましょう。

また、その仕事に関わる担当者がに自分以外にもいる場合は、他にもこの仕事が分かる人がいる事を後任者に伝えておきましょう。そうすることで、後任者が仕事で不明な事があっても別の担当者に聞くことが出来ますし、後任者の独断で仕事をすすめる事を回避することも可能です。

引き継ぎをするときには、何も知らない後任者の立場に立って行いましょう。

退職前にマニュアルを使って引き継ぎする期間はどれ位必要？

口頭で説明したりマニュアルを渡して理解したつもりでも、実際にやってみると分からなくなったり不明点が出てきたりすることは良くあります。そこで、仕事の難易度にもよりますが、1週間程度後任者と一緒に同じ仕事をする機会を作れると良いでしょう。

また、退職日の3日前までに残務処理や業務の引き継ぎが終わっているように引き継ぎスケジュールを組むのがおすすめです。

引き継ぎスケジュールを組んでいても、実際に残務処理や引き継ぎがスケジュール通りに進むとは限りません。突然のトラブルなどで計画が狂っても、3日間余裕をもっていれば調整することが可能です。

なお、あなたの仕事を引き継ぐ後任者が新しく入社した人の場合は、付きっ切りで仕事を引き継ぎ出来る可能性もありますが、同僚の場合は同僚の仕事のスケジュールも考慮して引き継ぎスケジュールを組まなければいけません。

同僚に仕事を引き継ぐ場合、同僚は今までの仕事に加えてあなたの仕事をすることになるので、同僚の今までの仕事に支障がないように後任者と時間の調整をしましょう。

退職1週間前から引き継ぎを開始しても、後任者があまり時間を取れない状況で引き継ぎが終らない可能性があるならもっと早めに始めなければいけません。

退職時の引き継ぎマニュアルがない場合は？

業務マニュアルや業務に関する資料がある場合は、それらを使用して後任者に引き継ぎが出来ます。すでにマニュアルや資料がある場合は、内容が古くなっていないか確認して直しておきましょう。

業務が俗人化していて、業務の手順やポイントなど自分の頭の中や自分のメモだけで把握している場合は、新しくマニュアルを作る必要があります。

しかし、退職前の忙しい時期にマニュアルを作るのは正直面倒だし時間がない場合もあると思います。そんな時は、しっかりとしたマニュアルじゃなくても、作業手順を箇条書きにした簡素なものでも良いでしょう。

なお、マニュアルや資料が間に合わず、口頭で引き継ぎをしなければいけなくなった場合は、担当クライアントに関することや案件の位置づけなど、会社にとっての優先順位などを伝えることが重要です。

進行中のプロジェクトなどがある場合は、進捗状況や今後やることについて説明する必要があります。

また、過去に起こったトラブルなどについても引き継ぐことが大切です。クライアント別の注意点などを伝えることで、今後のトラブルを回避することが出来るでしょう。

引き継ぎ時間が限られている場合は、引き継ぎ内容に優先順位を付けて、重要な物から引き付いて行くようにしましょう。

退職時の引き継ぎマニュアルを作成するポイントとは？

業務内容によって引き継ぎ内容や引き継ぎで重要な事が違うため一概には言えませんが、一般的には以下の通りです。

・作業内容
・作業手順
・作業時間
・スケジュール

引き継ぎマニュアルを作るときは、これらをポイントにして作成します。

引き継ぎを始める前に、まずは引き継ぎ業務を洗い出しして箇条書きにします。全て書き出せたら、各作業の優先順位や重要度を記していきます。

次に、ひとつひとつ引き継ぎする作業毎に作業工程を順に書き出し、作業時間も書き出します。担当業務を目に見える形にすることで、どの業務の引き継ぎにどれくらいの時間が必要か分かりやすいと思います。

仕事のスケジュール表を作成します。定例で行う業務や不定期の業務があると思いますので、月間、年間のスケジュールを作成しましょう。

期日を守ることは仕事では大切な事であり、後任者は仕事の期日やスケジュールが把握できていない事に不安を感じやすいです。そこで、月間、年間の仕事のスケジュールがあれば、把握しやすく安心感があります。

マニュアル以外にも引き継ぎで注意すべきポイントとは

退職時、取引先の名刺ファイルについては注意が必要です。取引先と会って挨拶したときに貰った名刺は「自分が取引先の担当者から貰った名刺」と思ってしまいがちですが、個人の所有物ではありません。

仕事で取引先の担当者から貰った名刺は、会社の物です。担当業務の取引先の名刺が入っているファイルは、社外秘並みの重要情報です。

転職などの理由で退職する場合、人脈を次の仕事でも役立てたいという気持ちもわからなくはないですが、コピーをとったり持ち帰るのは厳禁です。

取引先の名刺は会社の物という意識を持ちましょう。挨拶状を送付したい場合は、お世話になった方の連絡先のみひかえる程度にとどめてください。

また、進行中のプロジェクトが退職日までに終わる予定がずれこんで終わらず、退職日が伸びてしまうこともあるでしょう。退職日後すぐに新しい転職先での勤務が決まっている場合は、退職日が伸びそうだと思ったらすぐに転職先に連絡しましょう。

事情を説明して、まずは入社日がかわってしまいそうだと伝えましょう。つい、入社日を○月○日に変更して欲しい、一ヶ月伸ばしてほしいと具体的に言ってしまいたくなりますが、確実でない場合は明言は避けましょう。

今の職場や関係者と調整し、確実な入社日が分かったら、改めて連絡するようにします。なお、入社日の変更は出来ても1回までで、2回目以降は内定取り消しの可能性もあると覚悟しましょう。