仕事の電話が聞き取れない時の対応策と聞き返す上手な方法

仕事の電話で会話の内容が聞き取れない時にはどう対応する？

職場で電話がかかってきた時に、相手の活舌や言い回しによっては言葉が聞きづらいことや聞き取れないことってありますよね。

私自身事務職をしていた時に、何度もこんな経験をしたことがあります。
聞き返すことが相手の方にとって失礼にあたるのではないかと思い、時には諦める事もありましたが、そんな時には「恐れ入りますが電波の状態が悪くお電話が遠いようです。申し訳ありませんがもう一度おっしゃっていただけますでしょうか。」と再度聞き直していました。

お客様やお得意様の話が聞きづらく小さくて聞き取れない場合でも、相手のせいにしてはいけません。

この時に「もう少し大きな声でお願いします。」と言ってしまっては相手に不快感を与えてしまいますので、NGです。相手を責めてしまわないように注意しましょう。

聞き直す時には必ず、「恐れ入ります」や「申し訳ございません」などの言葉を使用し相手に不快感を与えないようにすることを心がけましょう。

仕事の電話が聞き取れない場合、聞き返す上手な方法

仕事の電話が何度聞いても何を言っているのか、聞き取れないことありますよね。
そんな時、相手に不快感を与えず何度も同じことを聞き返すことは良いのか？と悩むことはありませんか？何度も同じことをどんなふうに聞けば、相手は応じてくれるのでしょうか？

こんな方法だと同じことを聞いても不快感を与えずにすみますので、試してみてください。

・申し訳ありませんが、もう一度お願いできますでしょうか？
・すみませんが、社の回線が悪くお電話が遠いようですので、もう一度お願いします。
・恐れ入りますが、やはり聞き取れなかったので再度お願い致します。
・何度も申し訳なく恐れ入りますが、もう一度お願いできますか？

こうしてあらかじめ自分なりの定型文を用意しておくと、落ち着いて相手との会話をすることができ、話の内容が聞き取れなくても、4回は聞きなおすことができます。

入社して間もない頃だと、電話を取るのにもドキドキで緊張してしまい普段わかることでも、パニックになってしまうこともありますよね。電話に苦手意識のある人は、こうした定型文を作っておくと少しは安心することができますよ。

電話が遠くなくても、相手にはわかりませんから、遠いことにしておいて問題はありません。

仕事の電話で聞き取れない時、相手の非を発する言葉は不適切

仕事の電話で相手の言っている言葉が聞き取れない時、（声が小さい、活舌が悪い）間違っても「声が遠いようなのですが」「すいません、聞こえませんでした」とは言ってはいけません。

こう言ってしまうと、相手の言い方や伝え方が悪いと相手を責めてるように不快感を与えてしまうことがあります。そのような時には、「声が遠いようなのですが」ではなく「申し訳ございません、お電話が遠いようです」と伝え「すいません、聞こえませんでした」ではなく、「申し訳ございません、電波の調子が悪いようです。」と伝えることが最も無難な言い回しです。

言い方を間違えてしまうと、相手の言い方に問題があると取られてしまいますので相手の非を連想させるような言葉は、不適切だと心得ておきましょう。

電話が聞き取れない相手の癖を知ることで、聞き取れるようになる

仕事での電話を取るにもある程度、会社の流れやお得意様からどんな電話の内容が来るのかを把握しておくと、電話に対しての苦手意識があっても上手に聞き取ることは、そう難しくはありません。

以前勤めていた職場は、電話で商品の注文がよく来るのですが、聞き取れないことが度々ありました。そんな時に職場の上司に「こう聞こえた」と話すと、「あっ！〇〇ね」と教えてくれました。「あのお客さんの言葉口調はこうだからね！」と教えてもらったことで、次回からの注文は楽に聞く事ができました。

特に従業員が多く、たくさんの人が働く職場では周りがうるさかったり、コピー機が始終動いていたりすると電話が遠くなることも考えられます。

全く聞いたことのない声などは聞き慣れないこともあり、言葉も聞き取り辛いこともありますが、やはりこれは「経験と慣れ」もありますよね。

もし受話器の音量が小さい場合には、音量を上げることで聞き取りやすくなることがあるので、音量を上げて見るなどの工夫をしてみてはいかがでしょうか。

仕事での好感度の高い電話対応のポイント！

電話は顔が見えない分、どれだけこちらが誘導してコミュニケーションを取っていくのかが1番重視されます。

電話応対の時にこちらがしどろもどろで曖昧では、電話をかけてきた人も「この人で大丈夫かな？」と不安になってしまいますよね。

なので、電話で話す時には相手の話に「はい・・・はい」と繰り返し相槌をうちながら会話をし相手の話を引き出すのがポイントになります。

その時に「うん、うん」と言った言葉や「ええ、ええ」の相槌は絶対にNGです。この言葉の言い回しは上の立場のものが使うものなので、注意するように気をつけてください。

聞き方のポイントとしては、会話の中に相槌を入れ、重要なポイントは繰り返し要約を入れ相手の話は途中で遮らず、最後まで聞くことが最も好感度の高い電話電話対応のポイントなのです。